Eerste hulp bij aanvragen

Europese subsidieprogramma’s zijn ingewikkeld. Een aanvraag voorbereiden kost veel tijd, vooral omdat u vrijwel altijd moet samenwerken met partners in andere Europese landen.

Kijk voordat u het aanvraagformulier gaat invullen of uw organisatie aan de belangrijkste voorwaarden voldoet. De voorwaarden staan in de programmagids, die u kunt downloaden bij het Uitvoerend Agentschap of Executive Agency van het Programma Cultuur. U kunt altijd contact opnemen met het CCP voor een toelichting.

Hieronder staan enkele tips. Raadpleeg ook het uitgebreide stappenplan.

Digitiaal aanvraagformulier
Vanaf 2009 dient u de aanvraag digitaal in. U kunt alle documentatie en de formulieren downloaden bij het Uitvoerend Agentschap (EACEA). Raadpleeg eerst de gebruikershandleiding voordat u het formulier invult.

Informatie over financieel management
Het Uitvoerend Agentschap voor Onderwijs en Cultuur heeft een informatiepakket samengesteld voor ontvangers van Europese cultuursubsidie. Het pakket bevat veel nuttige tips en aanwijzingen voor het financieel management van projecten: Financial Information Kit.

Wanneer aanvragen?

Het Programma Cultuur werkt met een meerjarige kalender met vaste indiendata. Projecten die voor 1 oktober zijn ingediend kunnen in aanmerking komen voor financiering vanaf 1 mei in het volgende jaar. Wilt u een project starten voor 30 april dan dient u dus 1,5 jaar daarvoor aan te vragen.

Heeft u genoeg internationale samenwerkingspartners?  
Voor kortlopende projecten heeft u minimaal drie partners nodig, voor meerjarige  projecten met een looptijd van drie tot vijf jaar zes partners. Wacht niet tot vlak voor de deadline met het zoeken naar partners, want dit leidt vaak tot een kwalitatief zwakker project. Geen partners of de samenwerking is nog pril? Stel dan de aanvraag uit.   

Waar vindt u samenwerkingspartners?Er zijn vele manieren, maar vertrekken vanuit uw eigen netwerk blijft het meest effectief. Vraag rond, vertel wat uw plannen zijn en laat u introduceren bij organisaties waar u niet eerder mee samenwerkte, maar die gezien het plan en hun staat van dienst wellicht interesse hebben.

De CCP's hebben een gezamenlijk partnersearchdatabase. Hier kunt u op zoek naar partners  voor projecten die bij het programma Cultuur worden ingediend.

Neem voldoende tijd voor het indienen van een aanvraag
U werkt samen met organisaties die soms ver weg zitten. Samen moet u het project ontwikkelen en u heeft van alle partners handtekeningen nodig. Gebruik de checklist in het aanvraagformulier om te controleren of het dossier van de aanvraag compleet is. Als u voor het maken van de aanvraag met uw partners bijeenkomt, bedenk dan tijdig welke documenten u nog van ze nodig heeft (of uw partners van u), zodat ze meegebracht kunnen worden.

Heeft u al co-financiering gevonden?
De bijdrage vanuit het programma Cultuur is maximaal vijftig procent van de totale begroting. Voor de andere helft zult u elders fondsen moeten vinden (eigen bijdragen, bijdragen van partners, nationale fondsen etc.).   

Kan uw organisatie het project voor een groot gedeelte voorfinancieren?
Betalingen door de Europese Commissie laten vaak lang op zich wachten. U zult het project (deels) moeten voorfinancieren. Houd hier ook rekening mee bij de planning van het project.

Wees nauwkeurig bij het invullen van de formulieren
Bij het ontbreken van informatie of het verkeerd invullen van onderdelen - zelfs als de ondertekening niet het origineel is – loopt u het risico dat uw aanvraag niet in behandeling wordt genomen. Lees daarom de formulieren nauwkeurig en check alle documenten. Aanvragen die te laat worden ingediend (poststempel is bepalend) worden niet in behandeling genomen.  

De selectie en beoordelingEen internationale jury bekijkt alle aanvragen. Schrijf uw aanvraag daarom in het Engels, Duits of Frans, de werktalen binnen Europa. Hou er ook rekening mee dat de juryleden vaak niet op de hoogte zijn van specifiek Nederlandse situaties. Wees dus voorzichtig met verwijzingen naar bijvoorbeeld projecten in het verleden die uitsluitend in Nederland heel succesvol waren of voorzie deze van een goede toelichting. Dit geldt ook voor in Nederland behaalde prijzen ed.

Hoe werkt de selectieprocedure? Bekijk hieronder de uitleg door het Executive Agency tijdens de Culture Infoday in Brussel op 17 mei 2010.